Excel som CRM: 5 tegn på at det er tid til at bryde op

Jeg har det godt med Excel. Vi bruger det selv. Til business cases, til analyser, til hurtige overslag. Det er et fremragende værktøj.

Men Excel som det centrale system, hvor I holder styr på kunder, leads og opfølgning - der bryder det sammen før eller siden. Og spørgsmålet er bare, hvornår.

Her er fem tegn, vi typisk ser hos virksomheder, der er kommet til det punkt, hvor det koster mere at blive i Excel end at flytte til et CRM.

1. Der findes flere versioner af "hovedlisten"

Anne har sin version. Lars har sin. Marketing har en tredje. Hvem har den rigtige? Det ved ingen - og den, der bliver brugt sidst, vinder typisk.

Det er det klassiske symptom på, at I har brugt regnearket forbi dets levetid. Når der er konkurrerende sandheder om jeres egne kunder, koster det jer dialog og salg.

2. Folk holder op med at opdatere arket

Når nye initiativer kommer ind, og opfølgning bliver klemt, er det altid det fælles ark, der bliver droppet først. Sælgerne har deres egne lister, deres egen Outlook, deres eget hoved. Det fælles ark bliver historik - ikke arbejdsværktøj.

Et CRM ændrer det ved at gøre opdateringen til en del af arbejdet, ikke en ekstra opgave. Når du tager telefonen, ser du kunden. Når du har talt, noterer du det i samme system. Det er to klik, ikke en ekstra rutine.

3. Ledelsen kan ikke trække et reelt billede ud

"Hvor mange leads er i pipeline lige nu?" Hvis svaret er "vi laver lige et rapport over det" og det tager halvanden time, så er det dyrt. Hver gang. Og pipeline-tallet er sjældent retvisende, fordi det baserer sig på hvad der står i regnearket - ikke hvad sælgerne faktisk arbejder med.

4. Kunden bliver spurgt om det samme to gange

Når en kunde ringer ind for anden gang om samme sag, og den, der tager opkaldet, ikke kan se, hvad der blev lovet sidst - så bliver kundeoplevelsen til en svaghed.

Det sker, fordi Excel ikke binder mails, opkald og noter sammen til den enkelte kunde. Det gør et CRM. Og det er ofte den enkelt-mest værdiskabende ændring, virksomheder oplever ved skiftet.

5. Der bliver fejl, fordi data flyttes manuelt mellem systemer

Excel-arket eksporteres til økonomisystemet. Listen kopieres til marketing-platformen. Salgstal kopieres til ledelsesrapporten. Hver kopi er en risiko for fejl - og hver fejl koster tid at rette.

Når jeres CRM er centrum, og de andre systemer trækker direkte fra det, går de manuelle led ud.

Hvad så?

Det behøver ikke være et stort projekt at komme i gang. Hos Ampleo arbejder vi med to klare veje:

• AmpleoCRM, hvis I vil i gang hurtigt med en pakket SaaS-løsning og forudsigelig pris.
• PowerCRM, hvis I skal integrere tæt med Microsoft 365 eller egne forretningssystemer.

Begge dele kan starte småt og udvides i takt med behovet. Tag fat i os, så finder vi ud af, hvad der passer til jer.