Tidsregistreringsloven: hvad skal I have på plads?

Den nye danske tidsregistreringslov trådte i kraft 1. juli 2024 og ramte stort set alle danske arbejdsgivere som en lille bombe - undtagen dem der i forvejen havde styr på det. Hvis I er i tvivl om, hvad loven egentlig kræver, og hvordan I praktisk får det bygget ind i jeres eksisterende systemer, så er her vores praktiske guide.

Hvad kræver loven?

Loven kræver kort sagt at I, som arbejdsgiver, objektivt, pålideligt og tilgængeligt kan dokumentere medarbejdernes daglige arbejdstid. Det er ikke et krav at registrere møder, frokoster, pauser eller andet i detaljer - det er den samlede daglige arbejdstid der skal kunne fremlægges.

De konkrete krav:

• Daglig registrering af arbejdstid for hver medarbejder
• Tilgængelighed: medarbejderen skal kunne se sin egen registrering
• Opbevaring: data skal opbevares i 5 år
• Beskyttelse: data må kun bruges til at sikre, at arbejdstidsdirektivet overholdes (gennemsnitlig 48-timers uge, 11 timers daglig hvile, 1 ugentlig hviledag)

Det væsentlige: kravet er ikke detaljeret tidsregistrering i den klassiske forstand. Det er ikke nødvendigt at registrere på opgaver eller kunder. Det er nok at vide hvornår medarbejderen startede og sluttede.

Undtagelser

Der er en vigtig undtagelse: medarbejdere der selvstændigt tilrettelægger deres arbejdstid. Det dækker reelt ikke alle, selvom mange virksomheder gerne vil have det til at gøre det. For at en medarbejder falder under undtagelsen skal de:

• Have reel selvstændig kompetence til at planlægge deres egen tid
• Ikke være underlagt en arbejdstidsplan fra ledelsen
• Selv kunne afgøre, hvornår og hvor længe de arbejder på det enkelte projekt

Det rammer typisk direktion og en del seniore specialistroller. Det rammer ikke automatisk hele kontoret, hvor langt de fleste medarbejdere arbejder under en eller anden form for fastlagt rytme.

Tre praktiske veje til at få det på plads

Vej 1: Standalone tidsregistreringssystem

Klassisk: et system som Time Manager, TimeLog, Visma TimeHero, eller hvad der nu er på markedet. Det fungerer, det er hurtigt at sætte op, men det skaber endnu et silo-system.

Fordele: ingen integration nødvendig, færdige rapporter til kontrolbesøg.

Ulemper: dobbeltindtastning, separat login, ingen kobling til projekter eller kunder.

Vej 2: Bygges ind i Microsoft 365

Den mest udbredte tilgang vi ser hos kunder, der har Microsoft som primær platform. Power Apps + SharePoint eller Power Apps + Dataverse giver jer en simpel app, hvor medarbejderne kan registrere start- og sluttider på telefon eller computer. Microsoft Forms eller Power Automate kan bruges til automatiske påmindelser.

Fordele: bruger eksisterende licenser, sikker SSO, kobler nemt til Outlook-kalender for autoudfyld.

Ulemper: skal bygges (eller købes færdig fra en partner), 1-3 ugers projekt typisk.

Vej 3: Indbygget i jeres CRM eller ERP

Hvis I bruger Dynamics 365 eller PowerCRM med projektstyring, kan tidsregistrering kobles direkte på samme system. Det giver den ekstra værdi, at I - udover at opfylde loven - også får projektdata, der kan bruges til fakturering og rentabilitetsmåling.

Fordele: ét system, samme data flyder ind i økonomi og projekt, sælgerne kan se hvad konsulenterne reelt har lavet.

Ulemper: forudsætter at I allerede har et CRM med projektmodul. Tungere at sætte op end vej 2.

Vores anbefaling

For de fleste mellemstore danske virksomheder med Microsoft 365 som platform, er vej 2 (Power Apps) den rigtige balance mellem hurtigt og fremtidssikret. Det er bygget på samme platform som resten af jeres digitale landskab, det kan udvides senere, og det koster ikke en ekstra månedlig licens pr. medarbejder.

For projektorganisationer (konsulenter, ingeniører, byggebranchen) er vej 3 den klogere investering - også selvom den er tungere at få op at køre.

Vej 1 giver mest mening, hvis I akut har brug for at have noget på plads og ikke har tid til et 2-3 ugers byggeprojekt.

Det her må I ikke gøre

• Excel-ark der ligger på et fælles drev. Det opfylder ikke kravet om "objektiv og pålidelig" registrering, da det kan ændres uden spor.
• Mundtlige aftaler. Loven er klar på at det skal kunne dokumenteres.
• "Vi spørger lige medarbejderen". Det er ikke tidsregistrering.
• Antage at alle er på undtagelsen. Det er den hyppigste fejl, og den der kan koste mest, hvis I bliver kontrolleret.

Sådan kan vi hjælpe

Hos Ampleo har vi bygget flere af de her løsninger for kunder gennem 2024-2026. Vores typiske leverance er en Power App + Dataverse-baseret løsning, der kan deployes på 1-3 uger og passes ind i den eksisterende Microsoft-licens - eller en kobling til Dynamics 365 Project Operations hvis I allerede har det.

Vil I have en kort samtale om, hvad der passer til jeres setup? Skriv til os - det er typisk én times snak at få landet, hvilken vej der giver mest mening.