Vicuras

IT-systemet blev afgørende for Vicuras vækstrejse

Med forebyggende behandlingsordninger til alle typer virksomheder i hele Danmark, arbejder Vicuras hver dag på at være en aktiv bidragsyder til et markant forbedret arbejdsmiljø ude på arbejdspladserne. 

Da Ampleo mødte Vicuras var det en relativ lille virksomhed. De havde mange administrative opgaver som blev løst manuelt, og det fungerede fint på grund af virksomhedens størrelse. Men da de begyndte at vokse i højt tempo, vurderede de hurtigt, at de ikke kunne fortsætte deres vækst og samtidig være effektive, hvis ikke de fik struktureret deres arbejdsgange. Der var simpelthen for mange ubeskrevne processer og know-how hos enkelte medarbejdere, som skaber en sårbarhed hos en virksomhed. De havde et IT-system som var både tungt og statisk. Det kunne sagtens håndtere de mest grundlæggende processer, men ikke ret meget mere end det. De havde derudover købt IT-programmer løbende efter behov, bl.a. havde de et booking-system, som primært var bygget til frisører og derfor ikke var det helt rigtige for Vicuras. Desuden havde de et vagtplanlægningssystem som ikke talte sammen med bookingsystemet eller nogle af deres andre IT-systemer.   

Vicuras havde altså brug for et IT-system, der kunne hjælpe dem på deres vækstrejse, således at deres medarbejdere kunne løfte flere kunder og opgaver på samme tid, fordi de fik hjælp af et IT-system, men også et IT-system der kunne forbinde alle deres programmer. 

Udgangspunktet for det nyt setup er Microsoft Dynamics 365, der fungerer som bindeleddet mellem de andre IT-systemer. Vicuras benytter i dag et vagtplanlægningsværktøj der hedder Tamigo, som er bygget sammen med Dynamics 365. Det fungerer sådan, at når vagterne er booket, ryger de over i CRM-systemet. Det giver først og fremmest et overblik i CRM-systemet, men mindst lige så vigtig, er koblingen videre til et særskilt bookingsystem. På den måde taler de forskellige IT-systemer sammen helt automatisk gennem CRM-systemet.  

Implementeringen af de forskellige IT-systemer har været med til at hjælpe Vicuras på den vækstrejse de har været – og er på. Ikke nok med at det har givet en kæmpe besparelse i arbejdstid så den enkelte medarbejder kan nå mere, det har også rykket viden fra medarbejderne til IT-systemet, så Vicuras situation er meget mindre skrøbelig ved udskiftning i medarbejderstaben.  

 

Hvorfor vælge Ampleo? 

I mange tilfælde er der flere der byder på en opgave om at implementere et nyt IT-system. Ampleo blev valgt fordi vi forstod Vicuras forretning, vi kom med konkrete forslag til hvordan planen skulle eksekveres og vi kom med løsningen på det rigtige problem. Det var helt afgørende for Vicuras at finde en IT-udbyder, som de havde stor tiltro til, fordi deres IT-systemer er et centralt værktøj i deres virksomhed og hvis ikke problemet blev løst, ville de ikke kunne fortsætte den vækstrejse de var påbegyndt.