Cubus Administration hjælper andelsboligforeninger, ejerforeninger, udlejningsejendomme, gårdlaug mv med at administrere en række forskellige opgaver, så bestyrelsen sikrer sig, at det sker professionelt. Det kan eksempelvis være afholdelse af generalforsamlinger, bogføring og regnskaber samt kommunikation med eksterne partnere, såsom revisor og bank.
Cubus Administration har en lang række foreninger som de hjælper med den daglige drift.
Denne administration har primært sket ved manuelle og uden et ensartet overblik.
Ampleos løsning
Ampleo udviklede et planlægnings- og procesværktøj, der sikrer Cubus overblik og mindsker risikoen for at glemme opgaver. Løsningen er udviklet i Microsoft Power Apps.
Den samlede mængde af opgaver findes i et årshjul, så man ikke mister overblikket, men også så man i højere grad kan planlægge sin tid.
Afholdelse af generalforsamling er eksempelvis en opgave, som skal ske år efter år – og efter samme skabelon. Det var derfor også en proces, der med stor fordel kunne effektiviseres og automatiseres. Systemet hjælper dermed at minde om, hvornår og hvordan opgaver skal løses. Det kan være udsendelse af invitation og dagsorden, der skal skrives referat samt opgaver, der efterfølgende skal følges op på.
Ved at have al information i systemet, kan man også nemmere tage over for hinanden, hvis en kollega eksempelvis er syg, fordi alle opgaver og status på dem er i systemet. Af samme grund, samles al kommunikation med foreninger i centrale mailbokse, så man har historikken og nuværende status et sted, hvor alle har adgang til informationen.
Resultat
Automatiseringen i det nye planlægsnings- og procesværktøj sikrer en bedre service overfor kunderne.
Cubus Administration siger om samarbejdet med Ampleo:
I samarbejdet med Ampleo har vi oplevet et hold af kompetente specialister indenfor procesoptimering, der trækker på deres erfaringer fra vores egen branche, men også fra andre brancher som er meget ulig vores. Den løsning som Ampleo har udviklet, passer til vores organisation og arbejdsgange.
Kenn Jeppesen, Administrationschef