IT-systemer må ikke stå i vejen for fundraising
Dansk Blindesamfund er en interesseorganisation, der hver dag arbejder for mennesker med synshandicap. Dette arbejde sker igennem fundraising midler fra støttere, og det er derfor afgørende, at de ansatte kan bruge så meget af deres tid på netop fundraising.
Inden Ampleo kom ind i billedet, havde Dansk Blindesamfund allerede et CRM-system, som de brugte til at administrere deres støttere. Systemet, som var både gammelt, tungt og fyldt med manuelle processer, skulle primært bruges af fundraising- og økonomiafdelingerne. Hvor fundraising-afdelingen på daværende tidspunkt ikke havde nogen værktøjer til at lave den kommunikation og markedsføring ud til deres støttere, som de gerne ville, var økonomiafdelingen derimod fint tilfredse med det eksisterende system. Mest af alt fordi tallene stemte, og systemet fungerede uden afvigelser.
Systemet der blev implementeret, skulle både tilgodese fundraising og økonomi, men først og fremmest var det vigtigt, at unødvendige manuelle processer blev fjernet. Et konkret eksempel på en manuel proces var betalinger via girokort. En stor del af Dansk Blindesamfunds støttere er af en generation, der stadig betaler via girokort. Førhen sørgede en robotautomatisering for at læse de håndskrevne girokort, men resultatet var et Excel ark med data, der ikke var sat i system, og det var derfor en ren manuel opgave at få styr på det. Det lykkes Ampleo at lave et system, hvor man nu i 90% af tilfældene havde et Excel ark med korrekt data, og derfor blev den manuelle håndtering af data kraftigt elimineret.
I måneden op til at det nye system skulle gå i luften, lavede Ampleo en test-version af det nye CRM-system, hvor småfejl kunne korrigeres. Det gav en kæmpe tryghed, især for økonomiafdelingen, og det var med til at gøre implementeringen af det nye system til en succes.
Dansk Blindesamfund har i dag et system, hvor de kan bruge langt mere tid på fundraising aktiviteter end tidligere, og CRM-systemet har derfor været med til at frigøre menneskelige ressourcer til at arbejde med det, der rent faktisk giver værdi for organisationen.
Hvorfor valget faldt på Ampleo
Ampleo fik sammen med nogle andre virksomheder lov til at byde ind på opgaven om et nyt CRM-system, der både kunne fungere til fundraising og økonomi. I sidste ende var det Ampleo, der fik opgaven, fordi Ampleo forstod organisationen, forretningen og behovet. Derfor kunne vi komme med et tilbud, der hverken var mere eller mindre end det, som Dansk Blindesamfund rent faktisk havde brug for. Derfor var den samlede omkostning for Dansk Blindesamfund også lavere, fordi der ikke var lagt ting i tilbuddet, som ikke skulle være der.
