Projektplanlægning

Af

Vi blev kontaktet af en fagforening med over 60.000 medlemmer. Fagforeningen havde en ambitiøs vækststrategi hvor de blandt andet gerne ville have, at flere medlemmer skulle finde fagforeningen relevant og bruge fagforeningen aktivt. Samtidig ville de gerne have flere medlemmer. For at nå deres mål, havde fagforeningen valgt at udskifte deres tidligere medlemsløsning.

 

Ønske om at blive mere udadvendte og medlemsorienterede

Fagforeningen gik fra en ERP-løsning til en CRM-løsning, som giver dem langt bedre muligheder for at være udadvendte og medlemsorienterede.

 

Bred medlemsløsning, hvor de forskellige IT-systemer taler sammen.

I dag har fagforeningen en bred medlemsløsning bestående af flere forskellige moduler. De to centrale moduler i løsningen er kontingentopkrævning og sagshåndtering. Processen med at kontingentopkræve er ikke altid ligetil, og netop derfor var det vigtigt, at de fik et modul til at hjælpe dem med at udregne og opkræve de rette beløb hos deres medlemmer. Sagshåndtering
er ligeledes en stor del af løsningen og indeholder al data og information om sager med medlemmer. Det kan eksempelvis være problemer med en chef, konflikter på arbejdspladsen eller brug for hjælp til gennemgang af lønseddel.

Foruden de to centrale moduler i deres brede medlemsløsning, har fagforeningen også fået disse moduler:

  • Kursus og Arrangementer, der gør det muligt at vise kurser og arrangementer på hjemmesiden og administrere forløbene fra start til slut.
  • Tillidshverv, så de har styr på deres tillidshvervsrepræsentanter og arbejdsmarkedsrepræsentanter i de forskellige foreninger. Eksempelvis har de nu overblik over om repræsentanterne har taget de fornødne kurser og kan nemt se når der kommer nye
    til eller når der er nogle der aftræder deres rolle.
  • Udvalg og netværk, der giver overblik over medlemmer, deres rolle og anciennitet.
  • Selvbetjening, som giver medlemmer mulighed for at logge ind på deres egen side.

En IT-løsning fungerer bedst, hvis de forskellige IT-systemer taler sammen. Derfor har fagforeningen fået en løsning, der er integreret med deres eksisterende marketingsystem Agillic og deres økonomisystem.

 

Med deres nye CRM-system, kan fagforeningen i dag:

  • Spare tid på krævende og manuelle processer
  • Agere hurtigere
  • Arbejde smartere da arbejdet ikke længere foregår i medarbejderes mailbokse, men alt er samlet i deres IT-system
  • Tracke alt hvad de laver (og har bedre mulighed for at optimere)
Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Region Hovedstadens Center for Ejendomme er ansvarlige for at opføre og vedligeholde regionens bygninger, herunder alle hospitalerne i regionen. Der er mange projekter af stor kompleksitet, der skal styres, både hvad angår fremdrift og økonomi.

Processen var styret i en kombination af håndskrevne dokumenter og Excel-ark. Dette gjorde arbejdet ineffektivt og risikabelt. Dette medførte at projekter ofte gik over budget.

Ampleos løsning

Ampleo leverede en PowerApp løsning, der understøtter hele processen omkring et byggeprojekt.

Faserne i et byggeprojekt omfatter;

  • Vurdering af det samlede projekt.
  • Beslutning om hvilke bygninger eller områder, der skal indgå.
  • Definering af hvilke puljer der skal finansiere opgaven.
  • Identificering af stakeholders mv.

Når projektet er godkendt, bliver der lagt planer for tidslinjer for at kunne følge og sikre fremdrift i projektet.

Alle faserne, projektstyringen og økonomisk opfølgning og overblik bliver styret i Ampleos PowerApp løsning.

Til løsningen er der også produceret omfattende rapporter i PowerBI. Disse giver et samlet overblik over økonomi og fremdrift på tværs af porteføljen.

Samtidig er der lavet integration til Region Hovedstadens Office365 kontaktkartotek, så man let kan finde de rigtige personer på tværs af organisationen og deres samarbejdspartnere.

Resultat

Ampleos PowerApp løsning har hjulpet Region Hovedstaden med at standadisere den måde, de arbejder på. Dette betyder at kvaliteten i projekterne er steget og man har mindsket risikoen for fejl. Samtidig oplever Region Hovedstaden, at de har sparet meget tid på det der før var manuelle operationer.

Samlet set er kvaliteten på arbejdet steget, overblikket er blevet bedre, og der er færre skred i økonomien.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Cubus Administration hjælper andelsboligforeninger, ejerforeninger, udlejningsejendomme, gårdlaug mv med at administrere en række forskellige opgaver, så bestyrelsen sikrer sig, at det sker professionelt. Det kan eksempelvis være afholdelse af generalforsamlinger, bogføring og regnskaber samt kommunikation med eksterne partnere, såsom revisor og bank.

Cubus Administration har en lang række foreninger som de hjælper med den daglige drift.

Denne administration har primært sket ved manuelle og uden et ensartet overblik.

Ampleos løsning

Ampleo udviklede et planlægnings- og procesværktøj, der sikrer Cubus overblik og mindsker risikoen for at glemme opgaver. Løsningen er udviklet i Microsoft Power Apps.

Den samlede mængde af opgaver findes i et årshjul, så man ikke mister overblikket, men også så man i højere grad kan planlægge sin tid.

Afholdelse af generalforsamling er eksempelvis en opgave, som skal ske år efter år – og efter samme skabelon. Det var derfor også en proces, der med stor fordel kunne effektiviseres og automatiseres. Systemet hjælper dermed at minde om, hvornår og hvordan opgaver skal løses. Det kan være udsendelse af invitation og dagsorden, der skal skrives referat samt opgaver, der efterfølgende skal følges op på.

Ved at have al information i systemet, kan man også nemmere tage over for hinanden, hvis en kollega eksempelvis er syg, fordi alle opgaver og status på dem er i systemet. Af samme grund, samles al kommunikation med foreninger i centrale mailbokse, så man har historikken og nuværende status et sted, hvor alle har adgang til informationen.

Resultat

Automatiseringen i det nye planlægsnings- og procesværktøj sikrer en bedre service overfor kunderne.

Cubus Administration siger om samarbejdet med Ampleo: 

I samarbejdet med Ampleo har vi oplevet et hold af kompetente specialister indenfor procesoptimering, der trækker på deres erfaringer fra vores egen branche, men også fra andre brancher som er meget ulig vores. Den løsning som Ampleo har udviklet, passer til vores organisation og arbejdsgange. 

Kenn Jeppesen, Administrationschef 

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Siden 1999 har GTS Nordic forbundet konsulenter, entreprenører og freelancere med virksomheder rundt om i Norden. GTS Nordic fungerer derfor som lokal arbejdsgiver, der hjælper virksomheder med at sikre, at udenlandske konsulenter har de rigtige ansættelseskontrakter og opholdstilladelser. Samt at de bliver ordentlig indkvarteret. Desuden er GTS Nordic også ansvarlig for lønudbetaling.

GTS kom til Ampleo med ønsket om at strømline deres arbejdsgange, øge automatisering og overblik, samt sikre data på en forsvarlig måde.

Ampleos løsning

Ampleo startede med at gennemgå de daværende systemer og arbejdsgange hos GTS. Vi identificerede hurtigt, hvordan vi bedst muligt kunne få skabt et nyt system, der kunne rumme alle de nødvendige behov.

De gamle Excel-ark blev skiftet ud med en Power Apps løsning, der er tilpasset både det svenske og danske marked. Den nye løsning kan automatisk beregne løn, skat, ferie, pension, udlæg og andre poster, der er relevante i forbindelse med udbetaling af løn.

Systemet kan ligeledes generere en færdig lønseddel og en faktura til kunden. Processen er automatiseret, så man kan spare tid på at skrive individuelle mails.

Samtidig lavede vi en selvbetjeningsportal, hvor konsulenterne på en sikker måde kan uploade dokumenter som CV og opholdstilladelse, samt løbende opdatere deres stamdata.

Resultat

GTS Nordic har i dag fået en Power Apps løsning, der har effektiviseret arbejdsgangene betydeligt og ikke mindst reduceret fejl. Dette sparer virksomheden en masse tid og energi på at skulle løse.

Samlet set sparer GTS mange timer pr. medarbejder månedligt på opgaver, der nu er standardiserede og automatiserede. Der er kommet datasikkerhed samt fuld sporbarhed og overblik.  Både den individuelle medarbejder såvel som ledelsen har indsigt i lønudbetalingerne og faktureringen.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?