Medlemsløsning

Af

På et eller andet tidspunkt hober de små administrative arbejdsgange sig op, og fylder en for stor del af medarbejdernes arbejdstid. Det var der, den danske afdeling af World Animal Protection var, da Ampleo mødte virksomheden første gang.

På daværende tidspunkt havde WAP en medlemsløsning, som fungerede fint nok til den daglige drift. De havde  dog alligevel en oplevelse af at bruge for meget tid på mange små administrative opgaver.

Wap havde et marketingsystem, som hverken fungerede halvt eller helt. Løsningen var koblet sammen med medlemsløsningen, og det skabte for lange og komplicerede arbejdsgange.

Ampleos løsning

I dag har WAP en medlemsløsning, hvor størstedelen af de manuelle opgaver er blevet fuldautomatiserede, heriblandt indlæsning fra bank, indlæsning fra NETS, indlæsning af leads fra eksterne kanaler, Online Fundraising og meget mere.

Formålet var, at vælge den rigtige medlemsløsning til WAP som virksomhed.

I udvælgelsesprocessen med de forskellige udbydere, forholdt vi os neutrale i den forstand, at vi, sammen med WAP, havde for øje at finde en løsning, der skulle fungere for WAP – og ikke en løsning hvor WAP skulle tilpasse sig.

På trods af at vi er Microsoft partnere og Microsoft har en marketingløsning, var det ikke den løsning, vi anbefalede WAP.

Valget faldt på Agillic og Ampleo Connector, som er en integration mellem Dynamics medlemsløsningen og Agillic, der sikrer en flydende strøm af data mellem de to systemer.

Resultat

I dag har WAP en medlemsløsning, der giver dem adgang til ensartet data og sammenhængende arbejdsprocesser.

Den nye medlemsløsning er brugervenlig. Den sikrer, at nye medarbejdere hurtigere kommer i gang.

Tidligere var forretningsviden bundet op på nøglepersoner. I dag er data tilgængelig for alle, mens processerne er klare og nemme at følge.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Dansk Blindesamfund er en interesseorganisation, der hver dag arbejder for mennesker med synshandicap. Dette arbejde sker gennem fundraising midler fra støttere, og det er derfor afgørende, at de ansatte kan bruge så meget af deres tid på netop fundraising.

Dansk Blindesamfund havde et CRM-system, som de brugte til at administrere deres støttere. Systemet var gammelt, tungt og fyldt med manuelle processer. Fundraising-afdelingen havde ikke nogen værktøjer til at lave den kommunikation og markedsføring ud til deres støttere, som de gerne ville. På den positive side var, at økonomiafdelingen var fint tilfredse med det eksisterende system. Mest af alt fordi tallene stemte, og systemet fungerede uden afvigelser.

Man ønskede derfor et nyt system, som både fundraising og økonomi afdelingen kunne arbejde optimalt i. Samtidig ønskede man at få fjernet unødvendige manuelle processer.

Ampleos løsning

En stor del af Dansk Blindesamfunds støttere er af en generation, der stadig betaler via girokort. Førhen sørgede en robotautomatisering for at læse de håndskrevne girokort, men resultatet var et Excel ark med data, der ikke var sat i system, og det var derfor en ren manuel opgave at få styr på det. Ampleo lavede istedet et system, hvor 90% kunne automatiseres – og den manuelle håndtering af data blev dermed kraftigt elimineret.

Udover automatiseringen implementerede Ampleo et CRM-system, der lige præcis understøttede Fundraising-afdelingen i de opgaver, de havde.

I måneden op til at det nye system skulle gå i luften, lavede Ampleo en test-version af det nye CRM-system, hvor småfejl kunne korrigeres. Det gav en kæmpe tryghed, især for økonomiafdelingen, og det var med til at gøre implementeringen af det nye system til en succes.

Resultat

Dansk Blindesamfund har i dag et system, hvor de kan bruge langt mere tid på fundraising aktiviteter end tidligere, og CRM-systemet har derfor været med til at frigøre menneskelige ressourcer til at arbejde med det, der rent faktisk giver værdi for organisationen.

 

Derfor valgte Dansk Blindesamfund Ampleo

Ampleo bød sammen med andre virksomheder på et CRM-system, der både kunne fungere til fundraising og økonomi. Ampleo vandt opgaven, da vi forstod organisationen, forretningen og behovet. Dette afspejlede sig i vores tilbud, som var hverken mere eller mindre end det, som Dansk Blindesamfund rent faktisk havde brug for. Det betød også, at  den samlede omkostning for Dansk Blindesamfund var lavere end ved de andre tilbud.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Cubus Administration hjælper andelsboligforeninger, ejerforeninger, udlejningsejendomme, gårdlaug mv med at administrere en række forskellige opgaver, så bestyrelsen sikrer sig, at det sker professionelt. Det kan eksempelvis være afholdelse af generalforsamlinger, bogføring og regnskaber samt kommunikation med eksterne partnere, såsom revisor og bank.

Cubus Administration har en lang række foreninger som de hjælper med den daglige drift.

Denne administration har primært sket ved manuelle og uden et ensartet overblik.

Ampleos løsning

Ampleo udviklede et planlægnings- og procesværktøj, der sikrer Cubus overblik og mindsker risikoen for at glemme opgaver. Løsningen er udviklet i Microsoft Power Apps.

Den samlede mængde af opgaver findes i et årshjul, så man ikke mister overblikket, men også så man i højere grad kan planlægge sin tid.

Afholdelse af generalforsamling er eksempelvis en opgave, som skal ske år efter år – og efter samme skabelon. Det var derfor også en proces, der med stor fordel kunne effektiviseres og automatiseres. Systemet hjælper dermed at minde om, hvornår og hvordan opgaver skal løses. Det kan være udsendelse af invitation og dagsorden, der skal skrives referat samt opgaver, der efterfølgende skal følges op på.

Ved at have al information i systemet, kan man også nemmere tage over for hinanden, hvis en kollega eksempelvis er syg, fordi alle opgaver og status på dem er i systemet. Af samme grund, samles al kommunikation med foreninger i centrale mailbokse, så man har historikken og nuværende status et sted, hvor alle har adgang til informationen.

Resultat

Automatiseringen i det nye planlægsnings- og procesværktøj sikrer en bedre service overfor kunderne.

Cubus Administration siger om samarbejdet med Ampleo: 

I samarbejdet med Ampleo har vi oplevet et hold af kompetente specialister indenfor procesoptimering, der trækker på deres erfaringer fra vores egen branche, men også fra andre brancher som er meget ulig vores. Den løsning som Ampleo har udviklet, passer til vores organisation og arbejdsgange. 

Kenn Jeppesen, Administrationschef 

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?