Cases

Af

Vi blev kontaktet af en fagforening med over 60.000 medlemmer. Fagforeningen havde en ambitiøs vækststrategi hvor de blandt andet gerne ville have, at flere medlemmer skulle finde fagforeningen relevant og bruge fagforeningen aktivt. Samtidig ville de gerne have flere medlemmer. For at nå deres mål, havde fagforeningen valgt at udskifte deres tidligere medlemsløsning.

 

Ønske om at blive mere udadvendte og medlemsorienterede

Fagforeningen gik fra en ERP-løsning til en CRM-løsning, som giver dem langt bedre muligheder for at være udadvendte og medlemsorienterede.

 

Bred medlemsløsning, hvor de forskellige IT-systemer taler sammen.

I dag har fagforeningen en bred medlemsløsning bestående af flere forskellige moduler. De to centrale moduler i løsningen er kontingentopkrævning og sagshåndtering. Processen med at kontingentopkræve er ikke altid ligetil, og netop derfor var det vigtigt, at de fik et modul til at hjælpe dem med at udregne og opkræve de rette beløb hos deres medlemmer. Sagshåndtering
er ligeledes en stor del af løsningen og indeholder al data og information om sager med medlemmer. Det kan eksempelvis være problemer med en chef, konflikter på arbejdspladsen eller brug for hjælp til gennemgang af lønseddel.

Foruden de to centrale moduler i deres brede medlemsløsning, har fagforeningen også fået disse moduler:

  • Kursus og Arrangementer, der gør det muligt at vise kurser og arrangementer på hjemmesiden og administrere forløbene fra start til slut.
  • Tillidshverv, så de har styr på deres tillidshvervsrepræsentanter og arbejdsmarkedsrepræsentanter i de forskellige foreninger. Eksempelvis har de nu overblik over om repræsentanterne har taget de fornødne kurser og kan nemt se når der kommer nye
    til eller når der er nogle der aftræder deres rolle.
  • Udvalg og netværk, der giver overblik over medlemmer, deres rolle og anciennitet.
  • Selvbetjening, som giver medlemmer mulighed for at logge ind på deres egen side.

En IT-løsning fungerer bedst, hvis de forskellige IT-systemer taler sammen. Derfor har fagforeningen fået en løsning, der er integreret med deres eksisterende marketingsystem Agillic og deres økonomisystem.

 

Med deres nye CRM-system, kan fagforeningen i dag:

  • Spare tid på krævende og manuelle processer
  • Agere hurtigere
  • Arbejde smartere da arbejdet ikke længere foregår i medarbejderes mailbokse, men alt er samlet i deres IT-system
  • Tracke alt hvad de laver (og har bedre mulighed for at optimere)
Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

På et eller andet tidspunkt hober de små administrative arbejdsgange sig op, og fylder en for stor del af medarbejdernes arbejdstid. Det var der, den danske afdeling af World Animal Protection var, da Ampleo mødte virksomheden første gang.

På daværende tidspunkt havde WAP en medlemsløsning, som fungerede fint nok til den daglige drift. De havde  dog alligevel en oplevelse af at bruge for meget tid på mange små administrative opgaver.

Wap havde et marketingsystem, som hverken fungerede halvt eller helt. Løsningen var koblet sammen med medlemsløsningen, og det skabte for lange og komplicerede arbejdsgange.

Ampleos løsning

I dag har WAP en medlemsløsning, hvor størstedelen af de manuelle opgaver er blevet fuldautomatiserede, heriblandt indlæsning fra bank, indlæsning fra NETS, indlæsning af leads fra eksterne kanaler, Online Fundraising og meget mere.

Formålet var, at vælge den rigtige medlemsløsning til WAP som virksomhed.

I udvælgelsesprocessen med de forskellige udbydere, forholdt vi os neutrale i den forstand, at vi, sammen med WAP, havde for øje at finde en løsning, der skulle fungere for WAP – og ikke en løsning hvor WAP skulle tilpasse sig.

På trods af at vi er Microsoft partnere og Microsoft har en marketingløsning, var det ikke den løsning, vi anbefalede WAP.

Valget faldt på Agillic og Ampleo Connector, som er en integration mellem Dynamics medlemsløsningen og Agillic, der sikrer en flydende strøm af data mellem de to systemer.

Resultat

I dag har WAP en medlemsløsning, der giver dem adgang til ensartet data og sammenhængende arbejdsprocesser.

Den nye medlemsløsning er brugervenlig. Den sikrer, at nye medarbejdere hurtigere kommer i gang.

Tidligere var forretningsviden bundet op på nøglepersoner. I dag er data tilgængelig for alle, mens processerne er klare og nemme at følge.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Region Hovedstadens Center for Ejendomme er ansvarlige for at opføre og vedligeholde regionens bygninger, herunder alle hospitalerne i regionen. Der er mange projekter af stor kompleksitet, der skal styres, både hvad angår fremdrift og økonomi.

Processen var styret i en kombination af håndskrevne dokumenter og Excel-ark. Dette gjorde arbejdet ineffektivt og risikabelt. Dette medførte at projekter ofte gik over budget.

Ampleos løsning

Ampleo leverede en PowerApp løsning, der understøtter hele processen omkring et byggeprojekt.

Faserne i et byggeprojekt omfatter;

  • Vurdering af det samlede projekt.
  • Beslutning om hvilke bygninger eller områder, der skal indgå.
  • Definering af hvilke puljer der skal finansiere opgaven.
  • Identificering af stakeholders mv.

Når projektet er godkendt, bliver der lagt planer for tidslinjer for at kunne følge og sikre fremdrift i projektet.

Alle faserne, projektstyringen og økonomisk opfølgning og overblik bliver styret i Ampleos PowerApp løsning.

Til løsningen er der også produceret omfattende rapporter i PowerBI. Disse giver et samlet overblik over økonomi og fremdrift på tværs af porteføljen.

Samtidig er der lavet integration til Region Hovedstadens Office365 kontaktkartotek, så man let kan finde de rigtige personer på tværs af organisationen og deres samarbejdspartnere.

Resultat

Ampleos PowerApp løsning har hjulpet Region Hovedstaden med at standadisere den måde, de arbejder på. Dette betyder at kvaliteten i projekterne er steget og man har mindsket risikoen for fejl. Samtidig oplever Region Hovedstaden, at de har sparet meget tid på det der før var manuelle operationer.

Samlet set er kvaliteten på arbejdet steget, overblikket er blevet bedre, og der er færre skred i økonomien.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Dansk Blindesamfund er en interesseorganisation, der hver dag arbejder for mennesker med synshandicap. Dette arbejde sker gennem fundraising midler fra støttere, og det er derfor afgørende, at de ansatte kan bruge så meget af deres tid på netop fundraising.

Dansk Blindesamfund havde et CRM-system, som de brugte til at administrere deres støttere. Systemet var gammelt, tungt og fyldt med manuelle processer. Fundraising-afdelingen havde ikke nogen værktøjer til at lave den kommunikation og markedsføring ud til deres støttere, som de gerne ville. På den positive side var, at økonomiafdelingen var fint tilfredse med det eksisterende system. Mest af alt fordi tallene stemte, og systemet fungerede uden afvigelser.

Man ønskede derfor et nyt system, som både fundraising og økonomi afdelingen kunne arbejde optimalt i. Samtidig ønskede man at få fjernet unødvendige manuelle processer.

Ampleos løsning

En stor del af Dansk Blindesamfunds støttere er af en generation, der stadig betaler via girokort. Førhen sørgede en robotautomatisering for at læse de håndskrevne girokort, men resultatet var et Excel ark med data, der ikke var sat i system, og det var derfor en ren manuel opgave at få styr på det. Ampleo lavede istedet et system, hvor 90% kunne automatiseres – og den manuelle håndtering af data blev dermed kraftigt elimineret.

Udover automatiseringen implementerede Ampleo et CRM-system, der lige præcis understøttede Fundraising-afdelingen i de opgaver, de havde.

I måneden op til at det nye system skulle gå i luften, lavede Ampleo en test-version af det nye CRM-system, hvor småfejl kunne korrigeres. Det gav en kæmpe tryghed, især for økonomiafdelingen, og det var med til at gøre implementeringen af det nye system til en succes.

Resultat

Dansk Blindesamfund har i dag et system, hvor de kan bruge langt mere tid på fundraising aktiviteter end tidligere, og CRM-systemet har derfor været med til at frigøre menneskelige ressourcer til at arbejde med det, der rent faktisk giver værdi for organisationen.

 

Derfor valgte Dansk Blindesamfund Ampleo

Ampleo bød sammen med andre virksomheder på et CRM-system, der både kunne fungere til fundraising og økonomi. Ampleo vandt opgaven, da vi forstod organisationen, forretningen og behovet. Dette afspejlede sig i vores tilbud, som var hverken mere eller mindre end det, som Dansk Blindesamfund rent faktisk havde brug for. Det betød også, at  den samlede omkostning for Dansk Blindesamfund var lavere end ved de andre tilbud.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Danmarks Naturfredningsforening stod overfor et større IT-Projekt, hvor de skulle have en ny marketingplatform, der blandt andet skulle kunne snakke sammen med deres CRM-System. Der var altså brug for en integration mellem CRM og HubSpot.

Ampleos løsning

Ampleo har udviklet en connector, der nemt kan integrere Microsoft Dynamics 365 med andre systemer. Eks marketingplatforms som Agillic og HubSpot.

Ampleo Connectoren kræver ikke særlig udvikling hos den enkelte kunde og kan installeres som en løsning direkte i Microsoft Dynamics 365 eller Power Apps.

Konfiguration sker direkte i Dynamics 365 med mulighed for overførsel af selv komplicerede data.

Resultat

Løsningen er i dag implementeret hos Danmarks Naturfredningsforening, der er meget glade for løsningen med integration mellem CRM og HubSpot.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Cubus Administration hjælper andelsboligforeninger, ejerforeninger, udlejningsejendomme, gårdlaug mv med at administrere en række forskellige opgaver, så bestyrelsen sikrer sig, at det sker professionelt. Det kan eksempelvis være afholdelse af generalforsamlinger, bogføring og regnskaber samt kommunikation med eksterne partnere, såsom revisor og bank.

Cubus Administration har en lang række foreninger som de hjælper med den daglige drift.

Denne administration har primært sket ved manuelle og uden et ensartet overblik.

Ampleos løsning

Ampleo udviklede et planlægnings- og procesværktøj, der sikrer Cubus overblik og mindsker risikoen for at glemme opgaver. Løsningen er udviklet i Microsoft Power Apps.

Den samlede mængde af opgaver findes i et årshjul, så man ikke mister overblikket, men også så man i højere grad kan planlægge sin tid.

Afholdelse af generalforsamling er eksempelvis en opgave, som skal ske år efter år – og efter samme skabelon. Det var derfor også en proces, der med stor fordel kunne effektiviseres og automatiseres. Systemet hjælper dermed at minde om, hvornår og hvordan opgaver skal løses. Det kan være udsendelse af invitation og dagsorden, der skal skrives referat samt opgaver, der efterfølgende skal følges op på.

Ved at have al information i systemet, kan man også nemmere tage over for hinanden, hvis en kollega eksempelvis er syg, fordi alle opgaver og status på dem er i systemet. Af samme grund, samles al kommunikation med foreninger i centrale mailbokse, så man har historikken og nuværende status et sted, hvor alle har adgang til informationen.

Resultat

Automatiseringen i det nye planlægsnings- og procesværktøj sikrer en bedre service overfor kunderne.

Cubus Administration siger om samarbejdet med Ampleo: 

I samarbejdet med Ampleo har vi oplevet et hold af kompetente specialister indenfor procesoptimering, der trækker på deres erfaringer fra vores egen branche, men også fra andre brancher som er meget ulig vores. Den løsning som Ampleo har udviklet, passer til vores organisation og arbejdsgange. 

Kenn Jeppesen, Administrationschef 

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

CBS Executive er en erhvervsdrivende fond, som blev skabt i 1991. Fonden har altså mere end 20 års erfaring i at udvikle vidensbaserede ledelseskurser og uddannelsesforløb med branchespecifikt fokus for både offentlige og private organisationer. En af de vigtige processer, som deres CRM-System skal håndtere, er arbejdet med leadgenerering, som er essentielt i forhold til at få fyldt deres kurser og forløb op.

Da Ampleo mødte CBS Executive havde de en meget gammel udgave af Microsoft Dynamics CRM. Det kørte på en ældre server, og systemet var ikke fulgt med tiden. Systemet talte blandt andet ikke sammen med andre IT-Systemer, og nye arbejdsgange blev ikke understøttet. Det var derfor på tide at få opgraderet deres CRM.

Ampleos løsning

Ampleo anbefalede straks CBS at vi omlagde til en Cloud løsning. Fordelen er, at Cloud-løsningen løbende udvikler sig, og automatisk bliver opdateret, så man undgår at stå med et ikke-opdateret system.

Efter løsningen var opdateret, løste Ampleo nogle af de ønsker og drømme, som CBS Executive havde til et CRM-System. Det var blandt andet integration med deres hjemmeside, Mailchimp og andre integrationsmuligheder, så de kunne automatisere nogle manuelle arbejdsgange.

 

En stor del af CBS Executive’s salgs- og marketingarbejde består af leadgenerering, hvor man på deres hjemmeside kan downloade kursusmateriale, hvis man indtaster sine oplysninger. Det sker, at den samme person udfylder sine informationer med forskellige mailadresser. Det gør selvfølgelig en forskel, om personen tidligere har været i kontakt med CBS Executive.

Førhen var det en manuel opgave at søge systemet igennem, hvis man havde en mistanke om, at personen havde været på kursus tidligere. Ampleo udviklede en løsning, der automatisk tjekker det. Arbejdsgangen er derfor blevet mere simpel nu- og salgsprocessen bliver styrket af, at man kan koble personer sammen.

Resultat

Bo Karner fra CBS Executive siger om samarbejdet: “Ampleo har udviklet CBS Executive Fondens CRM. Vi havde allerede en ældre udgave af Microsoft Dynamics 365. Sammen med Ampleo har vi fået et moderne system, der er integreret med vores andre IT-Systemer.

Vi valgte at samarbejde med Ampleo, fordi de kunne levere en opgradering af vores CRM på kort tid, og forstod vores forretning. Efter vi gik i luften, har vi fortsat samarbejdet med Ampleo omkring løbende support og udvidelser af vores løsning.  Vi oplever et professionelt engagement, og et konstruktivt samarbejde, så opgaverne kan løses bedst muligt.”

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Adecco en af verdens største vikar- og rekrutteringsvirksomheder. De matcher hver dag mennesker med det rette job eller den rette opgave. For en virksomhed som Adecco er det altafgørende, at potentielle kunder hurtigt får svar på deres henvendelser, samt at der følges op på eksisterende kunder.

Da Adecco tog kontakt til Ampleo, havde de allerede afsøgt markedet for en CRM-løsning, men var hidtil blevet præsenteret for omfattende løsninger, der ikke kunne levere nøjagtig det, de skulle bruge.

En af udfordringerne var, at Adecco ønskede hurtig opfølgning på leads, som kom ind via en kontaktformular på deres hjemmeside. Der var derfor brug for at få processen automatiseret og systematiseret.

Ampleos løsning

Baseret på Adeccos ønsker, udarbejdede Ampleo et Microsoft Dynamics 365 CRM løsnings-forslag, der lige præcis løste alle de udfordringer, Adecco stod med. Samtidig var det markant mindre i omfang end de løsninger, Adecco tidligere var blevet præsenteret for af andre leverandører.

Løsningen, der er implementeret hos Adecco, dækker over flere områder inden for salg og marketing.

Der blev sat en ny marketing automation løsning op.  Formålet var at sende kunder og leads relevante henvendelser, baseret på tidligere interaktioner, interne data samt besøg på forskellige dele af hjemmesiden.

For salg blev det meget lettere at følge op på aftaler og deadlines. Telefonsystemet blev integreret, så de kunne spore både på indkomne og udgående opkald.

Leads blev automatiseret ved, at de lige efter kontakt via hjemmesiden eller andre kanaler hurtigt blev sendt videre til den rigtige afdeling. Samtidig sørger en automatisering for at sende en henvendelse videre til afdelingsledelsen, hvis der ikke er ageret på henvendelsen inden for den fastsatte tid.

Løsningen bliver løbende udbygget med integration til andre relevante systemer. Dette sker nemt og smidigt, da Dynamics 365 CRM løsningen netop er gearet til dette.  Ampleo har udviklet en integrationsmotor, der gør det muligt at levere hurtigt.

Resultat

I dag fungerer Ampleos Microsoft Dynamics 365 løsning som et centralt system hos Adecco.

Samlet set har den nye løsning leveret en meget mere effektiv og sammenhængende salgs- og kundestyringsindsats hos Adecco. Der spares først og fremmest meget tid på administrative opgaver. Salget er også steget som konsekvens af hurtige og korrekte henvendelser.

Rapporteringen er stærkt forbedret, hvilket skaber øget synlighed for ledelsen, så de kan træffe de rigtige valg og fokusere på de bedste strategier. Der opstår færre fejl, hvilket skaber en større kundetilfredshed.

Adecco siger om samarbejdet

Tidligere havde vi ikke et CRM-system, så vi er glade for, at vi i dag har et, der hjælper os i vores daglige arbejde. Vi har fået optimeret processer, der er forretningskritiske, og vi kan i langt højere grad tracke og forbedre vores arbejde. Ampleo har fra start forstået vores forretning, og har lavet en løsning, der passer til vores organisation. Når vi har ændringer eller rettelser til vores løsning, har Ampleos medarbejdere hurtigt været behjælpelige med at finde en løsning.   

Ane, CEO

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?
Af

Siden 1999 har GTS Nordic forbundet konsulenter, entreprenører og freelancere med virksomheder rundt om i Norden. GTS Nordic fungerer derfor som lokal arbejdsgiver, der hjælper virksomheder med at sikre, at udenlandske konsulenter har de rigtige ansættelseskontrakter og opholdstilladelser. Samt at de bliver ordentlig indkvarteret. Desuden er GTS Nordic også ansvarlig for lønudbetaling.

GTS kom til Ampleo med ønsket om at strømline deres arbejdsgange, øge automatisering og overblik, samt sikre data på en forsvarlig måde.

Ampleos løsning

Ampleo startede med at gennemgå de daværende systemer og arbejdsgange hos GTS. Vi identificerede hurtigt, hvordan vi bedst muligt kunne få skabt et nyt system, der kunne rumme alle de nødvendige behov.

De gamle Excel-ark blev skiftet ud med en Power Apps løsning, der er tilpasset både det svenske og danske marked. Den nye løsning kan automatisk beregne løn, skat, ferie, pension, udlæg og andre poster, der er relevante i forbindelse med udbetaling af løn.

Systemet kan ligeledes generere en færdig lønseddel og en faktura til kunden. Processen er automatiseret, så man kan spare tid på at skrive individuelle mails.

Samtidig lavede vi en selvbetjeningsportal, hvor konsulenterne på en sikker måde kan uploade dokumenter som CV og opholdstilladelse, samt løbende opdatere deres stamdata.

Resultat

GTS Nordic har i dag fået en Power Apps løsning, der har effektiviseret arbejdsgangene betydeligt og ikke mindst reduceret fejl. Dette sparer virksomheden en masse tid og energi på at skulle løse.

Samlet set sparer GTS mange timer pr. medarbejder månedligt på opgaver, der nu er standardiserede og automatiserede. Der er kommet datasikkerhed samt fuld sporbarhed og overblik.  Både den individuelle medarbejder såvel som ledelsen har indsigt i lønudbetalingerne og faktureringen.

Skal vi tale om, hvordan Ampleo kan lave en god IT-løsning til din virksomhed?