Automatisering – fra manuelle til digitale arbejdsgange

Vi hører hele tiden om, hvor vigtigt det er, at virksomheder automatiserer og digitaliserer deres manuelle arbejdsgange og processer. Og for de fleste virksomheder vil automatisering da også kunne forbedre virksomhedens ydeevne. I denne artikel vil vi gennemgå nogle af de hyppigst stillede spørgsmål omkring automatisering.

 

Hvad er automatisering?

Lad os lige starte med at slå fast, hvad automatisering egentligt er. Automatisering er en proces, hvor manuelle arbejdsgange og processer, som før blev håndteret af mennesker, bliver afløst af digitale. Dette kan ske ved hjælp af avancerede teknologier som f.eks. kunstig intelligens (AI), robotter eller ved hjælp af IT software og IT systemer. Ved automatisering bruger man diverse teknologier til at opsætte gentagne instrukser, processer, politikker eller arbejdsgange for at spare arbejdstid, som så kan bruges til mere værdiskabende arbejde.

Langt størstedelen af os udfører en lang række manuelle arbejdsopgaver i løbet af en arbejdsdag. Mange af dem kan med stor fordel automatiseres. For at kunne automatisere en proces eller arbejdsgang, er det afgørende, at vi kan forklare helt nøjagtigt, hvad det er, der skal ske.

 

Fra hjemmeside til kontakt

Et eksempel på en automatisering kan eksempelvis være, at en person udfylder en kontaktformular på jeres hjemmeside. Når det sker, bliver vedkommende oprettet i jeres CRM-system, og jeres salgsafdeling får en mail om, at der er kommet en ny henvendelse.

Hvis man skulle forestille sig, at denne proces ikke var automatiseret, kunne det være, at der blot var blevet sendt en mail til webmaster, når der var kommet en ny henvendelse på hjemmesiden. Webmaster ville så skulle videresende denne information til salgsafdelingen – og i virkeligheden skulle denne person måske ovenikøbet først finde ud af, hvem i salgsafdelingen der skulle tage sig af henvendelsen – og vedkommende i salgsafdelingen skal så oprette personen i CRM-systemet manuelt. Udover at det er en tidskrævende proces, er der også stor risko for, at man ikke kommer i mål. Man kunne forestille sig en situation, hvor webmasteren ikke får sendt mailen videre, fordi opgaven, med at finde ud af, hvem der skal have mailen, bliver for uoverskuelig eller besværlig. Hvis mailen kommer videre, kan det være, at salgsmedarbejderen beslutter sig for at kontakte vedkommende fra hjemmesiden, men i sin iver glemmer at få oprettet personen i CRM-systemet.

Dette er blot et enkelt eksempel på en arbejdsgang, som relativt nemt kan automatiseres, og hvor man med relativt få tiltag hurtigt kan reducere tiden, der bruges på opgaven samt minimere risikoen for fejl undervejs.

 

Hvad er fordelene ved at automatisere?

Helt overordnet set kan man sige, at automatisering er med til at gøre virksomheder mere effektive og produktive, da automatisering kan aflaste medarbejdere for gentagne og simple opgaver. På denne måde kan medarbejdere få mere tid til at fokusere på andre mere kreative og strategiske opgaver. Der er en lang række fordele ved at automatisere, heriblandt:

– Ineffektive processer bliver effektive

– Mindre tid brugt på manuelle opgaver

– Flere ressourcer tilgængelige

– Færre fejl

 

Fokus på andre og vigtige opgaver

En af de mest oplagte fordele ved automatisering er, at det giver virksomheden mulighed for at fokusere på andre vigtige områder. Når manuelle og ineffektive processer automatiseres, frigøres der tid og ressourcer, som kan bruges på andre vigtige opgaver. Webmasteren, der tidligere blev afbrudt i sit arbejde med at sende forespørgsler videre til salgsafdelingen, kan nu i stedet bruge tiden på at optimere hjemmesiden, så endnu flere besøgende udfylder kontaktformularen. Samtidig vil salgsmedarbejderen have frigivet tid, fordi vedkommende ikke skal oprette et lead i CRM-systemet. Tiden kan i stedet bruges på opsøgende salg, kundepleje eller andre opgaver.

 

Øget grad af fleksibilitet

Derudover giver automatisering også virksomheden mulighed for at være mere fleksibel. Ved at systemer tager sig af manuelle arbejdsopgaver, kræver det i mindre grad, at virksomhedens medarbejdere er inde over. Man er derfor heller ikke i samme grad afhængig af, at en enkelt medarbejder udfører en bestemt arbejdsopgave, hvilket er fordelagtigt, når en medarbejder eksempelvis er syg.

 

Reduktion af fejl

Endelig er det værd at nævne igen, at automatisering også kan være med til at reducere fejl. Manuelle processer er ofte kilden til fejl, og automatisering kan hjælpe med at eliminere disse.

 

Der er altså en lang række fordele ved at automatisere udvalgte processer og manuelle arbejdsgange.

 

Hvilken slags arbejde kan automatiseres?

Arbejdsgange, der er gentagne og (ofte) kedelige, kan i de fleste tilfælde automatiseres. Dette gælder især de opgaver, der kræver præcision og gentagne bevægelser. En god tommelfingerregel er, at du skal kunne forklare detaljeret, hvad opgaven eller processen går ud på, førend at den kan automatiseres. Vi har allerede nævnt nogle eksempler på opgaver, der kan automatiseres, men her kommer der nogle flere:

– Indtastning af data

– Sortering af data

– Opdatering af data

– Generering af rapporter

– Sende e-mails

– Opfølgning på sociale medier

Dette er langt fra en udtømmende liste, men er blot en inspiration til opgaver, der kan automatiseres.

 

Skal alle arbejdsopgaver så automatiseres?

Nej, alle arbejdsopgaver kan og skal ikke automatiseres. Automatisering er en teknologi, der kan bruges til at hjælpe med at udføre bestemte opgaver, men der er mange typer af arbejde, der stadig kræver menneskelig indsats. Det kan være kreative opgaver, der kræver kreativ tænkning, eller det kan være opgaver, der kræver et højt niveau af social interaktion. Og det sender os videre til det næste spørgsmål.

 

Er der ulemper ved at automatisere sit arbejde?

Vi vil ikke kalde det deciderede ulemper, men der er selvfølgelig nogle ting man skal være opmærksom på, når man automatiserer. Det kræver en investering og en indsats at komme igang med at automatisere processer, så de fungerer korrekt. Måske har I ikke interne ressourcer til at klare opgaven, og har derfor behov for at hyre eksterne ressourcer ind til at løfte opgaven. Det kan nemlig både være tidskrævende og kræve et højt niveau af teknisk viden. Men her er det vigtigt, at man opvejer investeringen her-og-nu kontra den besparelse man får i arbejdstid på længere sigt.

Langt størstedelen af de processer og manuelle arbejdsgange der automatiseres, kræver ikke meget tid og kræfter i det daglige for at vedligeholde, overvåge eller opretholde. Men er der ændringer i processen, kræver det selvfølgelig, at man afsætter tid og ressourcer til at få tilpasset løsningen.

Det fører samtidig også til tab af fleksibilitet, da det kræver noget ekstra at ændre på en proces, der er blevet automatiseret.